C'est vraiment nul. J'ai eu des expériences similaires lors de la gestion des procédures d'homologation des avocats qui n'étaient pas doués pour rendre les testaments originaux aux clients. Je fournis une réponse selon des principes généraux sans faire de recherches sur les lois de comptabilité, de conservation des dossiers et d'homologation spécifiques à l'Oregon, pour au moins vous donner un début, même si je reconnais qu'une meilleure réponse permettrait de rechercher ces questions.

Le les comptes / clients de son entreprise ont été vendus à une autre femme. Est-il légal pour nous de tout transférer en sa possession?

Probablement oui. Il devrait y avoir une agence gouvernementale dans l'Oregon qui réglemente les comptables et qui ait des règles sur cette question. La règle liée semble régir cette situation. Il est dit dans la règle 801-030-0015 (d) que:

(d) La garde et la disposition des documents de travail.

(A) Un titulaire de licence peut ne pas vendre, transférer ou léguer les documents de travail décrits dans la présente règle à quiconque autre qu'un ou plusieurs partenaires ou actionnaires survivants, ou de nouveaux partenaires ou actionnaires du titulaire de la licence, ou à toute organisation ou successeur combiné ou fusionné dans l'intérêt du titulaire de la licence, sans le préalable consentement écrit du client ou de son représentant personnel ou cessionnaire.

(B) Il n'est pas interdit à un titulaire de licence d'effectuer un transfert temporaire de documents de travail ou d'autres documents nécessaires à la conduite des examens par les pairs ou pour la divulgation d'informations conformément à la section (1) (b) de la présente règle.

(C) Un titulaire de permis doit mettre en œuvre des procédures raisonnables pour la conservation en toute sécurité des documents de travail et doit conserver les documents de travail pendant période suffisante pour répondre aux besoins de la pratique du titulaire de permis et satisfaire les professions applicables normes internationales et exigences légales pertinentes pour la conservation des dossiers.

(D) Un titulaire de permis doit conserver les documents de travail pendant la durée de toute enquête du Conseil, mesure disciplinaire ou autre action en justice impliquant le titulaire de permis. Les titulaires de licence ne doivent pas disposer de ces documents de travail tant qu’ils n’ont pas été informés par écrit par le Conseil de la clôture de l’enquête ou jusqu’au règlement définitif de l’action en justice ou de la procédure si aucune enquête du Conseil n’est en cours.

Donc , un transfert à une société qui succède semble être autorisé.

Et si elle refuse de prendre les documents?

Sa succession d'homologation pourrait les conserver et rester ouverts, ils pourraient être retournés aux clients, ou il pourrait y avoir une règle établie par l'organisme de l'Oregon qui réglemente les comptables qui autorise un dépositaire central de ces documents.

Au Colorado, par exemple, dans le cas des cabinets d'avocats sans successeurs, les testaments originaux et les documents de planification successorale peuvent être déposés dans les archives du tribunal ayant compétence d'homologation qui a compétence sur le territoire où le défunt est la pratique a été localisée.

Mais, je n'ai trouvé aucune disposition de ce type dans la loi de l'Oregon.

Est-il légal pour nous de détruire / shred / etc. les documents?

Dans de nombreux cas, oui. Certains États, par statut ou réglementation, et d'autres par coutume, autorisent la destruction des documents commerciaux comme une évidence, normalement un an après le délai de prescription le plus long qui pourrait s'appliquer à un litige où les documents seraient pertinents (souvent sept ans puisque le délai de prescription fiscal le plus long normalement applicable est de six ans).

La destruction des déclarations de revenus n'est généralement pas un gros problème car une transcription des anciennes déclarations de revenus peut être commandée auprès de l'agence de recouvrement des impôts où elles ont été produites .

Cependant, les documents commerciaux liés aux achats de biens immobiliers et aux améliorations et à l'amortissement des immobilisations, ainsi qu'aux divorces, peuvent être pertinents pendant des décennies après leur création, de sorte que la démarche la plus honorable serait de faire au moins un effort superficiel ( comme une carte postale envoyée à une dernière adresse connue de chaque client avec une date limite pour demander un retour de leur dossier) pour renvoyer les fichiers des clients qui incluent les documents commerciaux originaux par opposition à de simples copies de déclarations fiscales.

L'Oregon a une règle de conservation de sept ans pour la plupart des raisons conformément à la règle 801-030-0015 (e) qui est liée ci-dessus:

(e) Conservation des documents de travail d'attestation et d'audit.

(A) Les titulaires de licence doivent conserver, pendant une période d'au moins sept ans, les documents de travail pour tout service d'attestation ou de compilation effectué par le titulaire de licence, ainsi que toute autre information à l'appui, de manière suffisamment détaillée pour étayer les conclusions auxquelles ces services.

(B) Le rete de sept ans ntion période décrite au paragraphe (A) de cette sous-section est prolongée si une période plus longue est nécessaire aux fins d'une enquête de la Commission comme prévu au paragraphe (d) (D) de la présente règle et à OAR 801-010-0115 (3 ).

La règle référencée dans cette règle stipule:

(3) Exigences en cas de démission. En cas de démission, un ancien titulaire de licence est tenu de:

(a) Remettre le certificat CPA ou la licence PA à la Commission;

(b) Prendre toutes les mesures raisonnables pour éviter préjudice prévisible à tout client, y compris, mais sans s'y limiter, fournir un avis écrit de démission en vertu de la présente section à tous les clients et informer tous les clients de l'endroit où les dossiers des clients et les documents de travail seront conservés et du droit des clients à obtenir des copies de tous ces dossiers et documents de travail sans frais pour le client;

(c) conserver les dossiers des clients pendant une période d'au moins six ans, ou renvoyer ces dossiers au client; et

(d) Continuer à se conformer aux exigences du chapitre 801 de l'OAR, division 030, concernant les informations confidentielles et les dossiers des clients.

(e) Aux fins du paragraphe (b) ) ci-dessus et sauf exigence contraire de la Commission, un titulaire de permis démissionnaire d'une société inscrite est tenu de donner un avis écrit uniquement aux clients du cabinet dont le titulaire de licence démissionnaire était le seul ou principal CPA pour un mandat, un chef de mission ou le client gestionnaire de relations.

En pratique, les conséquences de la destruction d'un dossier qui n'aurait pas dû être détruit seront probablement minimes, car toute récupération se limiterait aux actifs de la succession et là est un délai pour faire des réclamations contre des successions qui est assez strict et votre grand-mère n'a pas de permis de révoquer.

Mais, encore une fois, la chose honorable à faire pour honorer son héritage et faire le bien par ses anciens clients serait soit de transférer les documents à une société qui succède, soit d'essayer de les restituer, comme elle le ferait. être obligée de le faire si elle avait renoncé à une licence de son vivant.