Leur réponse semble absurde.
Je ne peux pas imaginer qu'une école publique serait autorisée à retenir les relevés de notes. Une école privée pourrait être une autre affaire. (Votre question ne précise pas laquelle.)
Si j'étais vous, je considérerais cette réponse comme une erreur commise par un employé de bas niveau, peut-être sous-formé. Je fixerais un rendez-vous pour rencontrer en personne leur supérieur immédiat et apporter une copie de votre demande originale, leur réponse et une nouvelle demande rédigée par vous et adressée directement au superviseur. Si cela échoue, j'irais à des niveaux d'autorité successivement plus élevés (p. Ex., Directeur adjoint, directeur, conseil scolaire, conseil municipal, conseil de surveillance, maire ou conseil d'administration si une école privée) jusqu'à ce que quelqu'un fasse son travail et vous donne cette transcription.
Si les enregistrements étaient, par exemple, perdus dans un incendie par exemple ou si leurs serveurs étaient accidentellement effacés, j'exigerais qu'ils fassent de leur mieux pour reproduire au mieux de leurs capacités ce que les transcriptions dirait ou devrait dire. Vous pouvez utiliser vos anciens bulletins, vos souvenirs personnels et les souvenirs et les cahiers de notes de vos anciens professeurs pour le faire. Faites-le signer par une personne officielle et conservez-en toujours une copie dans vos dossiers.
Si cela ne vous soulage toujours pas, je consulterais un avocat ou votre représentant législatif local (membre du conseil municipal, législature de l'État représentant ou sénateur de l’État). C'est ridicule.